2　文書は、事務能率の向上に役立つよう常に正確かつ迅速に取り扱い、適正に管理しなければならない。

2　課等の長は、当該課等における文書管理システムの管理者として、文書管理システムの利用の促進及び安全の確保に努めなければならない。

2　課等の長は、前項の規定による指名又は変更若しくは解任をしたときは、速やかに文書主管課長に報告しなければならない。

3　文書主任は、課等の長の命を受け、当該課等における次に掲げる事務を管理する。

4　文書副主任は、文書主任を補佐し、文書主任が不在のときは、その事務を代理する。

2　同一の受発文書は、当該事件の完結するまで同一番号を使用するものとする。

3　同一事件で1会計年度を通じ大量に処理する文書又は複数の宛先のある同一事件の文書については、当該文書番号の枝番号を用いることができる。

2　前項の議案、認定、報告、条例、規則及び要綱における番号は、当該文書の記号ごとに年間を通じての一連番号とし、公告、告示、庁達及び指令における番号は、当該文書の記号ごとに会計年度を通じての一連番号とする。

2　文書主管課に書留等受付簿(様式第2号)及び令達番号簿(様式第3号)を備え付けなければならない。

2　文書主管課長は、前項の規定により受領した文書等を、当該文書等に係る事務を所管する課等の長(以下「所管課等の長」という。)に閉封のままで、文書主管課に備付けの連絡箱に区分けすることにより配布するものとする。ただし、開封しないと配布先が判明しないときは、開封し所管する課等を確認した上で配布するものとする。

3　2以上の課等に関係する文書は、最も関係の深い課等に配布するものとし、配布を受けた課等において、他の関係する課等に連絡しなければならない。

4　通信回線到達文書は、課等の長が受領する。ただし、当該通信回線到達文書が当該課等で所管するものでないときは、これを所管課等へ転送しなければならない。

2　文書主管課長は、前項の特殊取扱郵便を所管課等の長に配布するときは、受領者の署名を徴するものとする。

2　配布を受けた文書等で当該課等の所管に属さないものは、速やかに文書主管課長に返戻するものとする。

2　前項の閲覧に供する場合において、システム外文書にあっては、当該文書の余白に文書ファイリングに関する事項を記載するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、特に急を要する事案又は極めて軽易な事案に係る決裁については、口頭により処理することができる。この場合において、特に急を要する事案に係る決裁を口頭により処理したときは、遅滞なく、文書を作成しておかなければならない。

2　前項の規定により難いものについては、起案用紙(様式第5号)又は簡易起案(文書の余白に文書ファイリングに関する事項及び決裁欄等を記載して行う起案をいう。以下この項において同じ。)により起案文書を作成することができる。ただし、簡易起案により処理することができる事案は、文書管理システムを使用して起案することにより事務処理の効率が客観的に低下するものに限る。

3　前2項の規定により作成する文書の起案は、次に掲げる事項を遵守して行わなければならない。

2　前項の場合において、回議を受けた者が当該文書を承認するときは、電子決裁の方法による起案文書にあっては文書管理システムにおいて承認に必要な処理を行い、起案用紙を用いた起案文書にあっては当該起案用紙の決裁欄に押印するものとする。

3　決裁を受けるまでの手続過程において、回議を受ける者が不在で事後閲覧(以下この項において「後閲」という。)に供しようとするときは、電子決裁の方法による起案文書にあっては文書管理システムにおいて後閲に必要な処理を行い、起案用紙を用いた起案文書にあっては当該起案用紙の決裁欄に「後閲」と小書きするものとする。

2　市議会における議案の上程に係る文書及び法規文書については、決裁終了後に遅滞なく文書主管課長に送付し、送付を受けた文書主管課長は、当該文書を保管するものとする。

2　起案用紙を用いた起案文書について決裁を得たときは、当該事務の所管課等において起案用紙に決裁年月日、文書記号及び文書番号その他必要事項を記載しなければならない。

2　庁内文書の発信者名は、特に重要な案件を除いて課等の長とする。

2　公印の使用は、大東市公印規則(平成7年規則第2号)によるものとする。

3　電子署名を付与するために必要な事項は、市長が別に定める。

2　郵便による文書の発送は、最も経済的な方法で、文書主管課に備付けの郵便料金計器を用いて行うものとする。

3　現金書留以外の書留取扱の文書の発送は、前項に定めるもののほか、郵便局に備付けの書留郵便物受領証同原符に必要事項を記入するものとする。

4　各所管課等において大量に郵便による発送を行う場合は、料金別納の方法を用いて行うものとする。この場合において、郵便シール添付用紙(様式第6号)に郵便料金計器の印影を表示したシールを添付して行うものとする。

2　文書主管課長は、前項の提示を受けたときは、文書主管課に備え付けた郵券受払簿に当該提示の事項を転記した上で切手を払い出すものとする。

2　所管課等の長は、各課等で収受及び発生する文書について、前項に規定する文書分類表のコード及び保存年限を文書管理システムに登録し、又は当該文書に記載しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、法令により別途保存年限が定められている文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書の保存年限については、当該年限又は時効期間によるものとする。

3　保存年限が満了した文書(システム外文書のうち、各課等において常時使用する必要のある文書(第35条において「常用文書」という。)を含む。)のうち、引き続き所管課等において使用する必要があるため、保存年限を延長しようとするときは、文書保存期間延長願(様式第8号)を文書主管課長に提出し、その承認を受けなければならない。

2　第18条第1項ただし書の規定により作成した文書及びシステム外文書のうち、完結した文書は、文書の発生した課等において、完結した日の属する年又は当該年度の終了まで、必要事項を記入した保管用背表紙(様式第9号)を付けたファイルに綴じて1年間保管するものとする。

3　文書の発生した課等において1年間保管された文書は、保管終了後、更に1年間同課等で保存するものとする。

4　第2項の規定にかかわらず、同項の規定により難いものについては、課等の長は、文書主管課長と協議の上、別の方法により文書を整理し、及び保管することができる。

2　前項の規定による引継ぎは、文書管理システムにより行うものとする。

3　システム外文書の引継ぎは、分冊による簿冊の保存年限区分表(様式第10号)及び文書保存目録(様式第11号)を作成し、必要事項を記入した背表紙(様式第12号)にファイルした形又は収納内容(様式第13号)を表示した文書保存箱に収納した形で行うものとする。

4　引継ぎを行った文書は、文書主管課において保存するものとする。

2　文書主管課長は、必要があると認められるときは、所管課等の長が管理する常用文書について、常用文書一覧表(様式第14号)を作成させ、提出させることができる。

2　前項の規定にかかわらず、課等の長は、完結した文書管理システムの電子決裁の方法による決裁文書等のうち特に必要があると認めるものについては、常時他の課等の長の閲覧に供することができる。

3　次条に規定する書庫において保存されている文書を閲覧するときは、あらかじめ文書主管課長の承諾を得るものとし、借用する場合は、文書主管課に備付けの文書借用簿(様式第15号)に必要事項を記入の上行うものとする。

2　書庫は、常に清潔にし、湿気、虫害を防ぐとともに、閲覧に当たっては、喫煙その他の火気を使用してはならない。

2　その他各課等が所管している文書で所管課等の長が廃棄できると判断した文書にあっては、文書保存期間満了報告書(様式第16号)を文書主管課長に提出し、廃棄処分をするものとする。

2　前項の登録を行った印刷物には、当該印刷物に登録番号を記載しなければならない。

この規程は、令達の日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成7年4月1日から施行する。

この規程は、令達の日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成9年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の際現に改正前の大東市文書取扱規程第15条の規定に基づき作成した用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

(審議会等に係る公印規程の一部改正)

3　審議会等に係る公印規程(平成元年庁達第12号)の一部を次のように改正する。

(大東市マイクロフィルムシステム取扱規程の一部改正)

4　大東市マイクロフィルムシステム取扱規程(平成4年庁達第12号)の一部を次のように改正する。

(施行期日)

1　この規程は、平成10年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成11年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成12年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、令達の日から施行する。ただし、第2条第4号中「郵政大臣」を「総務大臣」に改正する規定は、平成13年1月6日から施行する。

(経過措置)

2　改正後の大東市文書取扱規程の規定による文書の取扱いは、平成13年度以後の文書の取扱いについて適用し、同年度前の文書の取扱いについては、なお従前の例による。

3　前項の規定にかかわらず、改正前の大東市文書取扱規程第9条第2項の規定による平成12年分の「公告、告示、庁達、達及び指令」に係る付番の終期については、平成13年3月31日とする。

(大東市マイクロフィルム取扱規程の廃止)

4　大東市マイクロフィルム取扱規程(平成4年庁達第12号)は、廃止する。

(施行期日)

1　この規程は、平成13年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成14年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成17年1月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の際、現に在職する収入役は、その任期中に限り、なお従前の例により在職するものとする。この場合においては、改正後の第2条及び第5条の規程中の収入役に関する規定は適用せず、改正前の第2条及び第5条の規程中の収入役に関する規定は、なおその効力を有する。

3　改正前の第2条、第5条及び第6条の規程に基づき作成した用紙は、改正後の当該各規程に基づき作成したものとみなし、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

(施行期日)

1　この規程は、平成20年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成21年4月1日から施行する。

この規程は、平成23年4月1日から施行する。

この規程は、平成24年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、平成25年4月1日から施行する。

この規程は、平成26年4月1日から施行する。

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

この規程は、平成27年10月1日から施行する。

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

この規程は、平成30年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

この規程は、令和2年8月1日から施行する。

この規程は、令和3年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、令和4年4月1日から施行する。

この規程は、令和4年4月1日から施行する。

この規程は、令和5年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、令和5年4月24日から施行する。

(経過措置)

2　第1条の規定による改正後の大東市文書取扱規程(次項において「新規程」という。)の規定による文書の取扱いは、この規程の施行の日以後に作成又は収受した文書の取扱いについて適用し、同日前に作成又は収受した文書の取扱いについては、なお従前の例による。

3　前項の規定にかかわらず、この規程の施行の日前に収受した文書であって、同日以後に当該文書に係る起案等を文書管理システムにより行うものにあっては、新規程第9条第2項の規定にかかわらず、文書管理システムで管理する番号を使用するものとする。

4　この規程の施行の際現に存する第1条の規定による改正前の大東市文書取扱規程に規定する様式により作成した用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。