(目的)

第1条　この要綱は、電子複写機の効率的な使用を推進するために、必要な事項を定めることを目的とする。

(配置)

第2条　電子複写機の配置基準は、各建物1棟ごとに1台以下とする。ただし、本庁(本館、西別館、議会棟、電計棟、東別館及び南別館をいう。以下同じ。)については、別に定めるものとする。

(管理)

第3条　電子複写機によるコピーの使用は、原則として各課等ごとに管理し、計画的で効率的な使用を推進しなければならない。

(調整)

第4条　文書主管課長は、文書管理の一環として、各課等の電子複写機の使用状況を掌握し、コピーの効率的な使用を推進するための担当者会議を開催することができる。

(プリペイドカードの使用)

第5条　文書主管課長は、第1条の目的を達成するため、本庁の課等に対し、プリペイドカード(以下「カード」という。)を配付し、使用させることができる。

(定義)

第6条　前条にいうカードとは、専用のカードディスペンサーが取り付けられた電子複写機を使用する際、その差込口に挿入するカードで、コピーを使用するために各課等に割り当てられた枚数(以下「度数」という。)があらかじめ入力された減算式複写管理ツールをいう。

(配付)

第7条　各課等の長に対して配付するカードは、過去の実績等から算出した度数を、5枚以下のカードに分割して入力されたものとし、文書主管課長は、これらのカードの1枚を年度の始まる10日前までに配付するものとする。

(再配付)

第8条　文書主管課長は、各課等の長からカードを紛失又は破損した旨の連絡を受けたときは、紛失又は破損した時の残度数を聴取したうえで、カードを再配付するものとする。

(追加配付)

第9条　各課等が当該年度の度数をすべて使用し、なお当該年度中に追加して度数が必要なときは、各課等の長は、必要度数及びその理由等必要事項を記入した電子複写機追加度数請求申請書(様式第2号)を文書主管課長に提出しなければならない。

(回収)

第10条　度数をすべて使用したカードは、速やかに文書主管課長に返還しなければならない。

(報告)

第11条　各課等の長は、文書主管課長が定める月、自らの課等において使用したコピーの枚数を文書主管課長に報告しなければならない。

(委任)

第12条　この要綱に定めるもののほか、電子複写機の効率的な使用等にあたっては、文書主管課長が別に定める。