○大東市戸籍情報システムに係る戸籍データ保護管理要綱
平成19年9月5日
要綱第60号
(目的)
第1条 この要綱は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に定めるもののほか、大東市戸籍情報システムに係る戸籍データの保護及び管理について必要な事項を定め、もって個人情報の保護に資することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 市民課に設置した戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の配置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、市長に報告しなければならない。
(端末装置取扱責任者の設置)
第6条 保護管理者は、戸籍情報システム用端末装置(以下「端末装置」という。)の適正な管理をするため、端末装置取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、市民課市民情報グループ上席主査をもって充てる。
(戸籍データ保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力された戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理し、又は他の業務に利用してはならない。
4 入出力された戸籍データは、不要となった時点で、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
5 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次に定めるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておくこと。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次に掲げるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときには、保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムを取り扱う職員(以下「取扱職員」という。)の範囲及び当該取扱職員の業務処理範囲を定めるとともに、当該取扱職員ごとに戸籍データを制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) 戸籍データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) 前各号に掲げるもののほか、戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末装置の操作)
第13条 端末装置の操作(戸籍データの検索作業を含む。)は、取扱職員でなければ行うことができない。
2 端末装置の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。
3 見出データ及び戸籍に関するデータは、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムにかかわる機器及びソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第15条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の啓発及びシステム安全対策の推進を図るため、新任の取扱職員及び取扱職員に対して年一回以上の教育及び訓練計画を策定し、保護管理者の了承を得た後これを実施しなければならない。この場合において、新任の取扱職員については採用後できるだけ早い時期に実施しなければならない。
(会議)
第16条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データの保護に係る事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、市民生活部市民課市民情報グループにおいて処理する。
(補則)
第17条 この要綱に定めるもののほか、戸籍情報システムに係る戸籍データの保護及び管理に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この要綱は、戸籍法(昭和22年法律第224号)第117条の2の規定により、電子情報処理組織によって戸籍事務を取り扱う市長として、法務大臣の指定を受けた日から施行する。
附則(平成20年要綱第35号)
この要綱は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成31年要綱第16号)
この要綱は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和5年要綱第53号)
この要綱は、公布の日から施行する。
別表(第14条関係)
戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管一覧
機器名 | 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
戸籍用サーバ | 保護管理者 | (1) 施錠できるサーバラックに設置 (2) 保管庫の鍵の管理 | サーバは、施錠できるサーバラックに設置し、保護管理者がその鍵を管理する。サーバを起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員が起動させる。 |
戸籍用クライア ント | 保護管理者 | (1) パスワードによる起動 (2) システム使用状況リスト | クライアントを起動する場合には、保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。 システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 |
バックアップ用媒体 | 保護管理者 | (1) バックアップ記録リスト (2) 施錠できる書庫で管理 | バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠できる書庫で管理する。 |
「戸籍総合システム・REPROS―X」のプログラム | 保護管理者 | 複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させない為の保安措置をソフト的に講じる。 |