○大東市マイクロフィルムシステム等取扱要綱
平成12年11月30日
要綱第88号
(目的)
第1条 この要綱は、大東市文書取扱規程(平成6年庁達第2号)第33条第4項の規定により、紙媒体の文書をマイクロフィルムシステム又は磁気テープその他の紙以外の媒体に記録することにより、当該文書に置き換えて保存するため、当該文書に係る情報を記録するシステム(以下「システム」という。)の導入を行う場合において、その適正化及び能率化を図るため、必要な事項を定めることを目的とする。
(対象文書)
第2条 システムを導入する場合において、当該システムにより処理する文書は、当該文書に係る事務を所管する課(以下「所管課」という。)において作成又は取得したもののうち、次の各号のいずれかに該当するものとする。
(1) 大東市文書取扱規程第32条第1項に規定する永年保存及び10年保存の文書
(2) 老巧化により原本が損傷するおそれがある文書
(3) システムを導入することにより事務の簡素化又は合理化を図ることができる文書
(4) 閲覧等により頻繁に使用する文書
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書主管課長が特に必要と認めた文書
2 文書主管課長は、前項の依頼があったときは、その内容を審査の上、導入の可否を決定し、その旨を当該依頼をした者に通知するものとする。
(処理)
第4条 文書主管課長は、前条の規定によりシステムの導入を決定したときは、当該システムにより対象とする文書を処理(対象となる文書を撮影又は入力することをいう。以下同じ。)するものとする。
(管理)
第5条 システムの管理は、文書主管課長が行うものとする。
2 文書主管課長は、システムの管理に当たって、定期点検及び操作作業領域の整理を行い、又はこれを命じた者に行わせ、常にシステムの操作に支障がないように努めなければならない。
(情報の管理)
第6条 システムによる文書の処理は、責任の所在を明確化するために文書主管課長が指名した者が行い、不特定の者が行ってはならない。
2 文書主管課長は、システムにより作成された文書(以下「処理文書」という。)の破壊、毀損、改ざん又は当該文書に係る情報の漏洩等を防止する措置を講じなければならない。
(検査)
第7条 文書主管課長は、システムによる文書の処理を行ったときは、処理文書に異常がないかを検査し、不良箇所があったときは再処理を行わなければならない。
(保存年限等)
第8条 システムにより文書を処理し、処理文書を原本として取り扱う場合における当該処理文書の保存年限及び廃棄は、大東市文書取扱規程第32条及び第38条の規定の例による。
(証明)
第9条 文書主管課長は、システムを導入した場合において、請求に応じて次の事項を証明することができる。
(1) 処理の際に原本が存在すること。
(2) 処理文書が原本を適切に処理したものであること。
(3) 処理文書の保管が適切に行われていること。
2 前項ただし書の規定による処理文書の保存年限は、原則として処理前の原本の保存年限と同一とし、これを超えて保存しようとする場合は、文書主管課長の承認を得なければならない。
(委任)
第12条 この要綱に定めるもののほか、実際の処理に係る必要な基準その他システムの導入について必要な事項は、文書主管課長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この要綱は、平成13年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この要綱の施行の際、現にマイクロフィルムシステムその他のシステムにより処理された文書は、この要綱の相当規定により処理されたものとみなす。
(大東市光ディスク図面管理システム事務取扱要綱の廃止)
3 大東市光ディスク図面管理システム事務取扱要綱(平成8年11月25日制定)は、廃止する。
附則(令和5年要綱第39号)
この要綱は、令和5年4月24日から施行する。