(目的)

第1条　この要綱は、大東市文書取扱規程(平成6年庁達第2号)第33条第4項の規定により、紙媒体の文書をマイクロフィルムシステム又は磁気テープその他の紙以外の媒体に記録することにより、当該文書に置き換えて保存するため、当該文書に係る情報を記録するシステム(以下「システム」という。)の導入を行う場合において、その適正化及び能率化を図るため、必要な事項を定めることを目的とする。

(対象文書)

第2条　システムを導入する場合において、当該システムにより処理する文書は、当該文書に係る事務を所管する課(以下「所管課」という。)において作成又は取得したもののうち、次の各号のいずれかに該当するものとする。

(承認依頼)

第3条　所管課長は、前条の導入基準に該当する文書を対象としてシステムを導入しようとするときは、事前にシステム導入依頼書(様式第1号)を文書主管課長に提出しなければならない。

(処理)

第4条　文書主管課長は、前条の規定によりシステムの導入を決定したときは、当該システムにより対象とする文書を処理(対象となる文書を撮影又は入力することをいう。以下同じ。)するものとする。

(管理)

第5条　システムの管理は、文書主管課長が行うものとする。

(情報の管理)

第6条　システムによる文書の処理は、責任の所在を明確化するために文書主管課長が指名した者が行い、不特定の者が行ってはならない。

(検査)

第7条　文書主管課長は、システムによる文書の処理を行ったときは、処理文書に異常がないかを検査し、不良箇所があったときは再処理を行わなければならない。

(保存年限等)

第8条　システムにより文書を処理し、処理文書を原本として取り扱う場合における当該処理文書の保存年限及び廃棄は、大東市文書取扱規程第32条及び第38条の規定の例による。

(証明)

第9条　文書主管課長は、システムを導入した場合において、請求に応じて次の事項を証明することができる。

(事務の委任)

第10条　文書主管課長は、第4条から第7条まで及び前条に規定する事務を所管課長に委任することができる。

(参考資料としての文書)

第11条　処理文書を原本とは別の参考資料として利用する場合は、この要綱の規定は適用しない。ただし、所管課における事務処理において、処理文書を原本とみなして市民の閲覧に供する場合等組織的に利用する場合については、第2条から第7条までの規定を適用するものとする。

(委任)

第12条　この要綱に定めるもののほか、実際の処理に係る必要な基準その他システムの導入について必要な事項は、文書主管課長が別に定める。