○大東市保有個人情報等の安全管理措置に関する規程
令和7年1月21日
庁達第11号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第8条)
第3章 職員の責務(第9条)
第4章 保有個人情報等の取扱い(第10条―第22条)
第5章 情報システムにおける安全の確保等(第23条―第38条)
第6章 情報システム室の安全管理(第39条・第40条)
第7章 保有個人情報等の提供及び業務の委託等(第41条・第42条)
第8章 安全管理上の問題への対応(第43条―第45条)
第9章 監査及び点検の実施(第46条―第48条)
第10章 補則(第49条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)の規定に基づき、保有個人情報並びに個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取扱いを確保するための措置に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において使用する用語の意義は、個人情報保護法及び番号法において使用する用語の例による。
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第3条 保有個人情報及び特定個人情報等(以下「保有個人情報等」という。)の管理に関する事務を総括するため、総括保護管理者を置く。
2 総括保護管理者は、副市長をもって充てる。
(保護管理者)
第4条 保有個人情報等の適切な管理を行うため、保有個人情報等を取り扱う課等(大東市文書取扱規程(平成6年庁達第2号)第2条第2号に規定する課等をいう。以下同じ。)に保護管理者を置く。
2 保護管理者は、課等の長をもって充てる。
3 保護管理者は、その所属する課等における保有個人情報等の適切な管理に関する事務を掌理する。
4 保護管理者は、保有個人情報等を情報システムで取り扱う場合は、情報システム管理者(各情報システムを管理する課等の長をいう。以下同じ。)と連携して、前項の事務を行うものとする。
5 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う職員(労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律(昭和60年法律第88号)第2条第2号に規定する派遣労働者(第42条第9項において「派遣労働者」という。)を含む。以下「特定個人情報等取扱者」という。)及びその役割並びに当該特定個人情報等取扱者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定するものとする。ただし、当該指定する範囲は、特定個人情報等の秘匿性の程度、特定の個人の識別の容易性の程度、要配慮個人情報の有無並びに漏えい、滅失又は毀損(以下「漏えい等」という。)が発生した場合に生じ得る被害の性質及び程度等(以下「秘匿性等」という。)に応じて、当該特定個人情報等取扱者が業務を行う上で必要最小限のものでなければならない。
6 保護管理者は、その所属する課等における次に掲げる体制を整備する。
(1) 特定個人情報等取扱者がこの規程その他関係法令等に違反している事実又は兆候を把握した場合における総括保護管理者への報告体制及び連絡体制並びに対応体制
(2) 特定個人情報等の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合における特定個人情報等取扱者から保護管理者への報告体制及び連絡体制並びに対応体制
7 特定個人情報等を複数の課等で取り扱う場合は、各保護管理者間で調整を行い、各課等が分担する特定個人情報等を取り扱う事務の範囲及び責任を明確にするものとする。
(保護担当者)
第5条 保護管理者を補佐し、その所属する課等における保有個人情報等の管理に関する事務を担当するため、保護担当者を置く。
2 保護担当者は、課等の課長補佐及び上席主査をもって充てる。
(監査責任者)
第6条 保有個人情報等の管理の状況について監査するため、監査責任者を置く。
2 監査責任者は、総務部長をもって充てる。
(保有個人情報等の適切な管理のための会議)
第7条 総括保護管理者は、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡、調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする会議を定期又は随時に開催することができる。
2 前項の会議には、必要に応じて情報セキュリティ等について専門的な知識又は経験を有する者を参加させることができる。
(研修)
第8条 総括保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、保有個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な研修を行うものとする。
2 総括保護管理者は、保有個人情報等の適切な管理を行うため、統括情報セキュリティ責任者(総合的な情報施策の企画及び調整に関する事務をつかさどる部等の長をいう。以下同じ。)と連携して、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な研修を行うものとする。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、保有個人情報等の適切な管理のための研修を定期的に実施するものとする。
4 保護管理者は、保有個人情報等の適切な管理を行うため、職員に対し、総括保護管理者が実施する研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
第3章 職員の責務
第9条 職員は、個人情報保護法及び番号法の趣旨にのっとり、この規程その他関係法令等を遵守し、並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。
2 職員は、ネットワーク又は情報システムを利用して保有個人情報等を取り扱う場合には、大東市情報セキュリティ基準に関する規程(平成15年庁達第5号)第2条に規定する情報セキュリティポリシーに定められた事項を遵守しなければならない。
第4章 保有個人情報等の取扱い
(アクセス制限)
第10条 保護管理者は、保有個人情報等にアクセスする権限(以下この条において「アクセス権限」という。)を付与する職員の範囲及びアクセス権限の内容を指定するものとする。ただし、当該指定する範囲は、保有個人情報等の秘匿性等に応じて、当該職員が業務を行う上で必要最小限のものでなければならない。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報等にアクセスをしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスをしてはならず、アクセスは必要最小限にとどめなければならない。
(複製等の制限)
第11条 保護管理者は、職員が業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該保有個人情報等の秘匿性等に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限にとどめ、職員は、保護管理者の指示に従い、これを行うものとする。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
(4) 前3号に掲げるもののほか、保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第12条 職員は、保有個人情報等の内容に誤りを発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
(媒体の管理等)
第13条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、当該媒体を保管する場所の施錠等の保有個人情報等の漏えい等を防止するための措置を講ずるものとする。
(誤送付等の防止)
第14条 職員は、保有個人情報等を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付若しくは誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務又は事業において取り扱う保有個人情報等の秘匿性等に応じて、複数の職員による確認等の必要な措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第15条 職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末機器及びサーバーに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能となる方法により当該保有個人情報等の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
2 保護管理者は、前項の保有個人情報等の消去又は媒体の廃棄を委託(2以上の段階にわたる委託を含む。)して行う場合には、必要に応じて職員を消去若しくは廃棄に立ち会わせ、又は写真等を付した消去若しくは廃棄を証明する書類を求める等、委託先において消去又は廃棄が確実に行われていることを確認するものとする。
(保有個人情報等の取扱状況の記録)
第16条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報等の利用、保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(外的環境の把握)
第17条 保有個人情報等が、外国において取り扱われる場合は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(個人番号の利用の制限)
第18条 特定個人情報等取扱者は、番号法及び大東市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用に関する条例(平成27年条例第32号)に定める事務を処理する場合に限り、個人番号を利用するものとする。
(個人番号の提供の求めの制限)
第19条 特定個人情報等取扱者は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法に定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第20条 特定個人情報等取扱者は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法に定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報の収集等の制限)
第21条 職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を収集し、又は保管してはならない。
2 特定個人情報等取扱者は、個人番号利用事務等において個人番号を収集するときは、原則として、個人番号カード、運転免許証等により本人確認を行うものとする。ただし、個人番号関係事務において職員から個人番号を収集する場合であって、以前に本人確認を行い、本人に相違ないことが明らかな者については、特定個人情報等取扱者が当該職員を知覚し、本人であることを認識することにより本人確認に代えることができる。
3 特定個人情報等取扱者は、個人番号カード、通知カード又は個人番号が記載された住民票の写し若しくは住民票記載事項証明書の提示を求めることにより、個人番号の確認を行うものとする。ただし、これらの書類の提示を受けることが困難であると認められる場合には、これらに代えて次の各号のいずれかの措置をとるものとする。
(1) 過去に本人確認の上収集した個人番号の記録を照合すること。
(2) 官公署又は個人番号利用事務実施者若しくは個人番号関係事務実施者から発行され、又は発給された書類その他これに類する書類であって個人番号利用事務実施者が適当と認めるもの(個人番号及び氏名並びに生年月日又は住所が記載されているものに限る。)の提示を受けること。
4 個人番号利用事務において、前項第2号の方法により個人番号の確認を行うことが困難であると認められる場合は、団体内統合宛名システム(事務処理上必要となる基本4情報(氏名、住所、性別及び生年月日をいう。)を業務横断的に管理し、団体内統合宛名番号(本市が所有するシステムにおいて個人を一意に特定するために付番されている番号及び中間サーバーにおける符号と一意に個人を特定する番号をいう。)を用いた中間サーバーとの情報連携を実施するシステムをいう。)により番号確認を行うことができる。
(取扱区域)
第22条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、特定個人情報等取扱者以外の者が特定個人情報等を閲覧できないよう措置を講ずるとともに、特定個人情報等が記載された書類等の盗難、紛失等を防止するための安全管理措置を講ずるものとする。
第5章 情報システムにおける安全の確保等
2 情報システム管理者等は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めの整備を行い、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第24条 情報システム管理者等は、保有個人情報等の秘匿性等に応じて、当該保有個人情報等へのアクセスの状況を記録し、当該記録(以下この条において「アクセス記録」という。)を一定期間保存するとともに、アクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 情報システム管理者等は、アクセス記録の窃取、改ざん又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス状況の監視)
第25条 情報システム管理者等は、保有個人情報等の秘匿性等及び量に応じて、当該保有個人情報等への不適切なアクセスの監視のために必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第26条 情報システム管理者等は、保有個人情報等の秘匿性等に応じて、情報システムの管理者権限を不正に窃取された場合の被害を最小限にとどめるため及び内部からの不正操作等の防止のため、当該管理者権限を最小限にとどめる等の必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第27条 情報システム管理者等は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正なアクセスを防止するため、必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第28条 情報システム管理者等は、コンピュータウイルス等の有害なプログラム(以下この条及び第43条第2項において「不正プログラム」という。)による保有個人情報等の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずるものとする。
(情報システムにおける保有個人情報等の処理)
第29条 職員は、保有個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製を行う場合には、対象を必要最小限にとどめ、当該処理が終了したときは、不要となった情報を速やかに消去するものとする。
2 情報システム管理者等は、保有個人情報等の秘匿性等に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。
(暗号化)
第30条 情報システム管理者等は、保有個人情報等の秘匿性等に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、処理する保有個人情報等について、当該保有個人情報等の秘匿性等に応じて、適切に暗号化を行うものとする。
(入力情報の照合等)
第31条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認、既存の保有個人情報等との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第32条 情報システム管理者等は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップ(ソフトウェア及びデータの滅失又は毀損に備え、当該データの複製を行うことをいう。)を作成し、分散して保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第33条 情報システム管理者等は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に漏れることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
(端末機器の限定)
第34条 情報システム管理者等は、保有個人情報等の秘匿性等に応じて、当該保有個人情報等の処理を行う端末機器を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末機器の盗難防止等)
第35条 情報システム管理者等は、端末機器の盗難又は紛失の防止のため、端末機器の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、情報システム管理者が必要であると認める場合を除き、端末機器を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(閲覧防止)
第36条 職員は、端末機器の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムの接続の解除を徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。
(記録機能を有する機器等の接続制限)
第37条 情報システム管理者等は、保有個人情報等の秘匿性等に応じて、当該保有個人情報等の漏えい等の防止のため、スマートフォン等の記録機能を有する機器又は媒体の情報システム端末機器等への接続の制限(当該情報システム端末機器等の更新に係る対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。
(サイバーセキュリティに関する対策の基準等)
第38条 情報システム管理者は、個人情報を取り扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)第26条第1項第2号に規定するサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う保有個人情報等の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティ(同法第2条に規定するサイバーセキュリティをいう。)の水準を確保するものとする。
第6章 情報システム室の安全管理
(入退室管理)
第39条 情報システム管理者は、保有個人情報等を取り扱うサーバー等の機器を設置する区域(以下この条及び次条において「情報システム室」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い、監視設備による監視等の措置を講ずるものとする。
2 情報システム管理者は、保有個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合において、必要があると認めるときは、前項の措置と同様の措置を講ずるものとする。
3 情報システム管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室の出入口を指定することによる入退室の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
4 情報システム管理者は、情報システム室の入退室の管理について、立入りに係る認証機能を設定し、パスワード等の管理に関する定めの整備、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム室の管理)
第40条 情報システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室に施錠装置、警報装置及び監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。
2 情報システム管理者は、災害等に備え、情報システム室に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバー等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
第7章 保有個人情報等の提供及び業務の委託等
(保有個人情報の提供)
第41条 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第4号の規定に基づき、国の機関、独立行政法人等、地方公共団体の機関及び地方独立行政法人以外の者に保有個人情報を提供する場合には、安全確保のための措置を講ずるよう求めるとともに、必要があると認めるときは、実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するものとする。
2 前項の結果に照らして必要と認めるときは、保護管理者は、改善を要求する等の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号の規定に基づき、国の機関、独立行政法人等、地方公共団体の機関及び地方独立行政法人に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、前2項に規定する措置を講ずるものとする。
4 特定個人情報等取扱者は、番号法に規定する場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
(業務の委託等)
第42条 保有個人情報等の取扱いに係る業務を委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。
2 保有個人情報等の取扱いに係る業務を委託する場合には、委託を受ける者との契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務に関する事項
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第3号に規定する子会社をいう。)である場合を含む。以下この条において同じ。)の制限又は事前承認等の再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令又は契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任等に関する事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的な報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
3 個人番号利用事務等の取扱いに係る業務を委託する場合には、委託先において、本市が果たすべき措置と同等の措置を講ずることができることをあらかじめ確認するものとする。
4 保有個人情報等の取扱いに係る業務を委託する場合における取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限のものでなければならない。
5 保有個人情報等の取扱いに係る業務(当該業務に係る個人情報の取り扱い期間が6月を超えるものに限る。)を委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報等の秘匿性等に応じて、作業の管理体制及び実施体制並びに個人情報の管理の状況について、適宜の方法により確認を行うものとする。
6 前項の確認のほか、個人番号利用事務等の取扱いに係る業務を委託する場合には、委託を受けた者において、本市が果たすべき措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行うものとする。
8 前項に定めるもののほか、個人番号利用事務等の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で、再委託の諾否を決定するものとする。
9 保有個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者の派遣に係る契約書に秘密保持義務等の保有個人情報等の取扱いに関する事項を明記するものとする。
10 保有個人情報等を提供し、又は業務を委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報等の秘匿性等を考慮し、必要に応じて、特定の個人を識別することができる記載の全部若しくは一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
第8章 安全管理上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第43条 保有個人情報等の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合、特定個人情報等取扱者がこの規程その他関係法令等に違反している事実又は兆候を把握した場合その他安全管理上の問題となる事案の発生又は発生のおそれを認識した場合には、これらの事案(以下この章において「事案」という。)の発生等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告するものとする。
2 保護管理者は、事案が発生したときは、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。ただし、外部からの不正なアクセス又は不正プログラムの感染が疑われる端末機器等の通信の切断等、被害の拡大防止のため直ちに行うことができる措置については、これを行い、又は職員に行わせるものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告するものとする。
4 総括保護管理者は、前項の規定による報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を速やかに市長に報告するものとする。
5 保護管理者は、事案が発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している課等に当該措置を共有するものとする。
(個人情報保護法に基づく報告及び通知)
第44条 漏えい等が生じた場合であって個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要するときは、前条の規定による措置と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力するものとする。
(公表等)
第45条 個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報等の本人への対応等の措置を講ずるものとする。
第9章 監査及び点検の実施
(点検)
第47条 保護管理者は、課等における保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第48条 総括保護管理者及び保護管理者は、前2条の監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
第10章 補則
第49条 この規程に定めるもののほか、保有個人情報等の適正な取扱いを確保するための措置に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、公布の日から施行する。
(大東市特定個人情報等取扱規程の廃止)
2 大東市特定個人情報等取扱規程(平成31年庁達第9号)は、廃止する。