2　市長が行う個人番号関係事務は、番号法に基づき、職員等、外部有識者等、扶養親族その他の個人から特定個人情報等の提供を受け、当該特定個人情報等が記載された法定調書等を作成し、他の個人番号利用事務等実施者に提出する事務とする。

2　取扱責任者は、特定個人情報等を取り扱う事務の担当者(以下「特定個人情報等取扱者」という。)及びその役割を指定し、特定個人情報等取扱者に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。

3　取扱責任者は、特定個人情報等取扱者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定するものとする。

4　取扱責任者は、次に掲げる組織体制を整備するものとする。

2　取扱責任者は、特定個人情報等取扱者に対し、前項に規定する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。

2　特定個人情報等取扱者は、個人番号利用事務等において個人番号を収集するときは、原則として、個人番号カード、運転免許証等の身元確認書類により、本人確認を行うものとする。ただし、個人番号関係事務において職員から個人番号を収集する場合であって、以前に本人確認を行い、本人に相違ないことが明らかな者については、特定個人情報等取扱者が当該職員を知覚し、本人であることを認識することにより本人確認に代えることができる。

3　特定個人情報等取扱者は、個人番号カード、通知カード又は個人番号が記載された住民票の写し若しくは住民票記載事項証明書の提示を求めることにより、個人番号の確認を行うものとする。ただし、これらの書類の提示を受けることが困難であると認められる場合には、これらに代えて次の各号のいずれかの措置をとるものとする。

4　個人番号利用事務において、前項第2号の方法により個人番号の確認を行うことが困難であると認められる場合は、団体内統合宛名システム(事務処理上必要となる基本4情報(氏名、住所、性別及び生年月日)を業務横断的に管理し、団体内統合宛名番号(本市所有システムにおいて個人を一意に特定するために付番されている番号。また、中間サーバーにおける符号と一意に個人を特定する番号)を用いた中間サーバーとの情報連携を実施するシステム)により番号確認を行うことができる。

5　個人番号利用事務において、第3項第2号及び前項の方法により個人番号の確認を行うことが困難であると認められる場合に限り、住民基本台帳ネットワークシステムにより番号確認を行うことができる。

2　取扱責任者は特定個人情報等取扱者に対して、特定個人情報等の利用目的を達成するために必要最小限の範囲で利用権限を付与し、利用権限を有しない者に特定個人情報等を利用させてはならない。

3　特定個人情報等取扱者は、利用権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報等を利用してはならない。

4　特定個人情報等取扱者は、特定個人情報等取扱者以外の者による特定個人情報等の漏えいを防止するため、第14条に規定する取扱区域であって、適当な作業スペースの確保、間仕切りの設置等の措置が講じられた区域内において、個人番号利用事務等を行うものとする。

2　特定個人情報等が記録された文書及び電子媒体は、施錠可能な場所に保管する等の方法により適正に管理するものとする。

3　特定個人情報等が電磁的記録による場合は、インターネットに接続された情報通信機器及び端末に当該情報を保存してはならない。

2　前項の提供に当たっては、厳重な管理方法によって行わなければならない。

2　特定個人情報等が記録された文書及び電子媒体の削除又は廃棄に当たっては、取扱責任者の指示により、復元できない方法により適切に行うものとする。

2　取扱責任者は、個人のプライバシー等の権利利益に影響を与え得る特定個人情報等の漏えいその他の事態を発生させるリスクを軽減するための措置として特定個人情報保護評価書に記載した全ての措置を講ずるものとする。

2　取扱責任者は、前項の委託をする場合は、受託者との契約書に、特定個人情報等の取扱いに関する特記事項を規定するとともに、受託者において、本市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行うものとする。

3　個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託をする場合には、取扱責任者は、委託をする個人番号利用事務等の取扱いについて適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断するものとする。

2　取扱責任者は、情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合には、速やかに管理者に報告するものとする。

3　前項の報告があった場合において、管理者は、速やかに個人情報保護委員会に必要事項を報告するものとする。

2　総務部長は、前項の規定による報告の内容等を踏まえ、特定個人情報等の管理状況について、定期又は随時に監査及び検討を行うものとする。

この規程は、公布の日から施行する。