○大東市文書取扱規程
平成6年4月1日
庁達第2号
目次
第1章 総則(第1条―第11条)
第2章 文書の収受及び配布(第12条―第15条)
第3章 文書の作成、起案及び決裁(第16条―第24条)
第4章 文書の発送(第25条―第30条)
第5章 文書の保管及び保存(第31条―第38条)
第6章 補則(第39条―第42条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、文書の取扱いに関し別に定めがあるもののほか、必要な事項を定めることにより、文書の適正な管理を図ることを目的とする。
(1) 文書 職員が職務上作成又は取得した文書、図画、写真、フィルム、磁気テープその他これに類するものに入力された記録であって、職員が組織的に用いるものとして、市が管理しているものをいう。
(2) 課等 別表第1左欄に掲げる課等の名称をいう。
(3) 課等の長 大東市長の内部組織の設置及び分掌事務に関する条例施行規則(平成7年規則第7号)第3条第3項の規定により課に置く課長及び同条第7項の規定により室に置く課長並びに別表第1左欄に掲げる課等の名称のうち施設等の長をいう。
(4) 決裁 大東市事務決裁規程(平成3年庁達第2号。以下「決裁規程」という。)に基づき、事務に対する権限のある者が最終的に意思決定することをいう。
(5) 電子決裁 電子的な方式により文書を回議し、及び決裁を得、又は文書を供覧することをいう。
(6) 郵便料金計器 郵便に関する料金の支払のために使用する計器であって、郵便物又は郵便物に貼り付けることができる物に郵便に関する料金を表す印影を生じさせるものをいう。
(7) 逓送便 大阪府が府内市町村との連絡のために独自に行う文書の送達をいう。
(8) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(9) 文書管理システム 文書の作成、取得、分類、整理、保存、廃棄等の事務を総合的に管理する情報処理システムで、別表第1左欄に掲げる課等の名称のうち総務課(以下「文書主管課」という。)の長(以下「文書主管課長」という。)が管理するものをいう。
(取扱いの基本)
第3条 事務は、原則として文書により処理しなければならない。
2 文書は、事務能率の向上に役立つよう常に正確かつ迅速に取り扱い、適正に管理しなければならない。
(文書主管課長の責務)
第4条 文書主管課長は、市における文書事務を総括する。
(課等の長の責務)
第5条 課等の長は、当該課等における文書事務が常に円滑に処理されるよう留意し、指導しなければならない。
2 課等の長は、当該課等における文書管理システムの管理者として、文書管理システムの利用の促進及び安全の確保に努めなければならない。
(文書主任等)
第6条 課等の長は、その所属する職員の中から文書主任及び文書副主任を指名し、又はこれを変更若しくは解任することができる。
2 課等の長は、前項の規定による指名又は変更若しくは解任をしたときは、速やかに文書主管課長に報告しなければならない。
3 文書主任は、課等の長の命を受け、当該課等における次に掲げる事務を管理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の整理及び保管に関すること。
(4) 文書の書式、用字、用語及び文例の適正化に関すること。
(5) 文書の引継ぎに関すること。
(6) 文書管理システムの利用の促進及び適正な運用に関すること。
(7) 前各号に定めるもののほか、文書の取扱いに関すること。
4 文書副主任は、文書主任を補佐し、文書主任が不在のときは、その事務を代理する。
(1) 一般文書 令達文書、公示文書及び法規文書以外の文書をいう。
(2) 令達文書 市長がその所管する機関に対して命令をし、又は特定の者に対して行政処分等を行う場合に用いる文書をいい、庁達及び指令がある。
(3) 公示文書 市長が一定の事項を一般住民に広く公表する場合に用いる文書をいい、告示及び公告がある。
(4) 法規文書 地方公共団体が憲法第94条によって保障された自治立法権に基づいて制定する文書をいい、条例、規則及び規程並びにその他法令に基づかない要綱がある。
(文書の番号)
第9条 一般文書の番号は、文書管理システムで管理する番号を使用するものとし、前条の記号ごとに会計年度を通じて一連番号とする。ただし、文書管理システムを使用することが困難であると文書主管課長が認めた一般文書(以下「システム外文書」という。)であって、文書番号を付ける必要があるものについては、文書管理システムで管理する番号と重複しない番号を使用しなければならない。
2 同一の受発文書は、当該事件の完結するまで同一番号を使用するものとする。
3 同一事件で1会計年度を通じ大量に処理する文書又は複数の宛先のある同一事件の文書については、当該文書番号の枝番号を用いることができる。
2 前項の議案、認定、報告、条例、規則及び要綱における番号は、当該文書の記号ごとに年間を通じての一連番号とし、公告、告示、庁達及び指令における番号は、当該文書の記号ごとに会計年度を通じての一連番号とする。
(帳簿)
第11条 システム外文書について、課等に文書整理簿(様式第1号)を備え付けなければならない。
第2章 文書の収受及び配布
(文書の受領及び配布)
第12条 市に到達した文書等(市の使用に係る電子計算機と市以外の者の使用に係る電子計算機とを電気通信回線で接続した電子情報処理組織を使用する方法により市に到達した文書(第4項において「通信回線到達文書」という。)を除く。)は、文書主管課長が受領する。ただし、課等に直接到達したものにあっては、当該課等の長が受領することができる。
2 文書主管課長は、前項の規定により受領した文書等を、当該文書等に係る事務を所管する課等の長(以下「所管課等の長」という。)に閉封のままで、文書主管課に備付けの連絡箱に区分けすることにより配布するものとする。ただし、開封しないと配布先が判明しないときは、開封し所管する課等を確認した上で配布するものとする。
3 2以上の課等に関係する文書は、最も関係の深い課等に配布するものとし、配布を受けた課等において、他の関係する課等に連絡しなければならない。
4 通信回線到達文書は、課等の長が受領する。ただし、当該通信回線到達文書が当該課等で所管するものでないときは、これを所管課等へ転送しなければならない。
(書留等の受領)
第13条 文書主管課長は、書留、簡易書留、現金書留その他の特殊取扱郵便を受領したときは、書留等受付簿に必要事項を記載しなければならない。
2 文書主管課長は、前項の特殊取扱郵便を所管課等の長に配布するときは、受領者の署名を徴するものとする。
2 配布を受けた文書等で当該課等の所管に属さないものは、速やかに文書主管課長に返戻するものとする。
(文書の供覧)
第15条 前条の文書は、所管課等の長等の閲覧に供する等必要な処理を行わなければならない。
2 前項の閲覧に供する場合において、システム外文書にあっては、当該文書の余白に文書ファイリングに関する事項を記載するものとする。
第3章 文書の作成、起案及び決裁
(文書の作成)
第16条 事務及び事業を行うに当たっては、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成するものとする。
(決裁手続)
第17条 決裁は、起案文書を作成して得なければならない。
2 前項の規定にかかわらず、特に急を要する事案又は極めて軽易な事案に係る決裁については、口頭により処理することができる。この場合において、特に急を要する事案に係る決裁を口頭により処理したときは、遅滞なく、文書を作成しておかなければならない。
(文書の起案)
第18条 文書の起案は、次に掲げる場合を除き、文書管理システムを使用して行わなければならない。ただし、その全部を電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)として扱うことが困難であると認められるときは、文書管理システムから出力した送付票その他文書主管課長が認める帳票に当該起案文書の一部を添付する方法により作成することができる。
(1) 帳簿処理による起案 同一の様式を用いる場合に、処理事項等が記載された帳簿を用いて行う起案をいう。
(2) 別に定めた用紙による起案 決裁欄等が記載された様式を法規文書に定め、当該様式を用いて行う起案をいう。
3 前2項の規定により作成する文書の起案は、次に掲げる事項を遵守して行わなければならない。
(1) 文書は、分かりやすく簡潔にし、必要に応じて箇条書きにすること。
(2) 必要に応じ、起案理由その他参考となる書類を添付すること。
(3) 用字及び用語は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によること。
(4) 前項の規定により起案用紙を用いて起案文書を作成する場合にあっては、起案日、件名、起案者、決裁区分及び文書ファイリングに関する事項等必要事項を起案用紙に記載すること。
(公文例)
第19条 一般文書、令達文書、公示文書及び法規文書の公文例は、文書主管課長が別に定める。
(回議)
第20条 起案文書は、順次上司の回議を経て、決裁権限を有する者の決裁を得なければならない。
2 前項の場合において、回議を受けた者が当該文書を承認するときは、電子決裁の方法による起案文書にあっては文書管理システムにおいて承認に必要な処理を行い、起案用紙を用いた起案文書にあっては当該起案用紙の決裁欄に押印するものとする。
3 決裁を受けるまでの手続過程において、回議を受ける者が不在で事後閲覧(以下この項において「後閲」という。)に供しようとするときは、電子決裁の方法による起案文書にあっては文書管理システムにおいて後閲に必要な処理を行い、起案用紙を用いた起案文書にあっては当該起案用紙の決裁欄に「後閲」と小書きするものとする。
(合議)
第21条 他の課等に関係のある事案に係る起案文書は、当該課等の長の合議を経なければならない。
2 市議会における議案の上程に係る文書及び法規文書については、決裁終了後に遅滞なく文書主管課長に送付し、送付を受けた文書主管課長は、当該文書を保管するものとする。
(代決)
第22条 決裁規程第2条第1項第3号に規定する代決を行うときは、電子決裁の方法による起案文書にあっては代決に必要な処理を行い、起案用紙を用いた起案文書にあっては当該起案用紙の決裁欄に「代」と小書きするものとする。
(文書主任等への経由)
第23条 起案文書は、決裁を受けるまでの手続過程において、文書主任又は文書副主任の審査を経なければならない。
(決裁終了後の措置)
第24条 文書管理システムに登録した起案文書について決裁を得たときは、当該起案文書の内容を確認し、文書管理システムに決裁済みの登録をしなければならない。
2 起案用紙を用いた起案文書について決裁を得たときは、当該事務の所管課等において起案用紙に決裁年月日、文書記号及び文書番号その他必要事項を記載しなければならない。
第4章 文書の発送
(発信者名)
第25条 文書の発信者名は、市長とする。ただし、書簡、挨拶状、資料等の送付文書その他軽易な文書及び特定の発信者名による発送を要する文書にあっては、副市長、理事、危機管理監、部長、人権政策監、課等の長その他必要な発信者名とすることができる。
2 庁内文書の発信者名は、特に重要な案件を除いて課等の長とする。
(公印)
第26条 発送を要する文書については、公印を押印し、又は電子署名を付与するものとする。
2 公印の使用は、大東市公印規則(平成7年規則第2号)によるものとする。
3 電子署名を付与するために必要な事項は、市長が別に定める。
(郵便による発送の取扱い)
第27条 郵便による文書の発送は、文書主管課長がそれを総括し、所管課等の長がそれぞれ行うものとする。
2 郵便による文書の発送は、最も経済的な方法で、文書主管課に備付けの郵便料金計器を用いて行うものとする。
3 現金書留以外の書留取扱の文書の発送は、前項に定めるもののほか、郵便局に備付けの書留郵便物受領証同原符に必要事項を記入するものとする。
4 各所管課等において大量に郵便による発送を行う場合は、料金別納の方法を用いて行うものとする。この場合において、郵便シール添付用紙(様式第6号)に郵便料金計器の印影を表示したシールを添付して行うものとする。
(切手の使用)
第28条 所管課等の長は、郵便料金計器を使用できない場合で、切手を使用する必要があるときは、課等に備え付けられた郵券受払簿(様式第7号)に必要事項を記載した上で文書主管課長に提示しなければならない。
2 文書主管課長は、前項の提示を受けたときは、文書主管課に備え付けた郵券受払簿に当該提示の事項を転記した上で切手を払い出すものとする。
(逓送便等の利用)
第29条 前条に定めるもののほか、逓送便又は電子メール等経済的な通信の手段があるときは、これを積極的に活用しなければならない。
(紙媒体以外による文書の送付)
第30条 磁気ディスクに記録された文書は、次の各号のいずれかに該当する場合においては、通信回線により送付することができる。
(1) 庁内における簡易な連絡文書であること。
(2) 通信回線により送付することに相手方の同意があり、かつ、送付する文書そのものに原本性が認められる必要のないものであること。
第5章 文書の保管及び保存
(文書の分類)
第31条 所管課等の長は、課等内で使用する文書を系統的に分類した簿冊の一覧表である文書分類表を作成し、年又は年度ごとに見直しを行わなければならない。
2 所管課等の長は、各課等で収受及び発生する文書について、前項に規定する文書分類表のコード及び保存年限を文書管理システムに登録し、又は当該文書に記載しなければならない。
(保存年限)
第32条 文書の保存年限は、その性質及び重要性から別表第3の定める基準により、当該文書の完結した日の属する年の翌年の1月1日又は完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して永年、10年、5年、3年又は1年に分類するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、法令により別途保存年限が定められている文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書の保存年限については、当該年限又は時効期間によるものとする。
(文書の整理及び保管)
第33条 課等の長は、第31条第1項の分類に従い、完結した文書を文書管理システムにより整理し、及び保管しなければならない。
2 第18条第1項ただし書の規定により作成した文書及びシステム外文書のうち、完結した文書は、文書の発生した課等において、完結した日の属する年又は当該年度の終了まで、必要事項を記入した保管用背表紙(様式第9号)を付けたファイルに綴じて1年間保管するものとする。
3 文書の発生した課等において1年間保管された文書は、保管終了後、更に1年間同課等で保存するものとする。
(文書の引継ぎ)
第34条 所管課等の長は、保管期間の終了時において完結している文書のうち、保存年限が永年、10年、5年及び3年の文書については、毎年度6月末日までに文書主管課長に引き継がなければならない。
2 前項の規定による引継ぎは、文書管理システムにより行うものとする。
5 引継ぎを行った文書は、文書主管課において保存するものとする。
2 文書主管課長は、必要があると認められるときは、所管課等の長が管理する常用文書について、常用文書一覧表(様式第14号)を作成させ、提出させることができる。
(保存文書の閲覧)
第36条 課等の長は、その保管する文書について、他の課等の長の請求があったときは、これを閲覧に供することができる。
2 前項の規定にかかわらず、課等の長は、完結した文書管理システムの電子決裁の方法による決裁文書等のうち特に必要があると認めるものについては、常時他の課等の長の閲覧に供することができる。
(書庫の管理)
第37条 文書を保存する書庫は、文書主管課長が管理するものとする。
2 書庫は、常に清潔にし、湿気、虫害を防ぐとともに、閲覧に当たっては、喫煙その他の火気を使用してはならない。
(文書の廃棄)
第38条 引継後の保存年限が経過した文書は、文書主管課長が廃棄処分をする。
2 その他各課等が所管している文書で所管課等の長が廃棄できると判断した文書にあっては、文書保存期間満了報告書(様式第16号)を文書主管課長に提出し、廃棄処分をするものとする。
第6章 補則
(印刷物の登録)
第39条 次に掲げる印刷物を作成しようとするときは、あらかじめ文書主管課長が管理する印刷物登録簿(様式第17号)に登録しなければならない。
(1) 事業概要、事務概要、調査研究の結果報告書、各種統計書、年鑑、要覧等
(2) 市民の広報を目的としたパンフレット、リーフレット、地図、図面等
2 前項の登録を行った印刷物には、当該印刷物に登録番号を記載しなければならない。
(磁気ディスク等の管理)
第40条 紙媒体の文書を作成するために使用した情報を記録した磁気ディスク等は、所管課等において、保管場所を定める等の方法で整理しておかなければならない。
(事務機器)
第41条 パーソナルコンピュータ、複写機その他の文書を作成するための事務機器は、常に効率的に使用するように努めなければならない。
(委任)
第42条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項は、文書主管課長が別に定める。
附則
この規程は、令達の日から施行する。
附則(平成7年庁達第6号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成7年4月1日から施行する。
附則(平成8年庁達第2号)
この規程は、令達の日から施行する。
附則(平成9年庁達第3号)
(施行期日)
1 この規程は、平成9年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際現に改正前の大東市文書取扱規程第15条の規定に基づき作成した用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。
(審議会等に係る公印規程の一部改正)
3 審議会等に係る公印規程(平成元年庁達第12号)の一部を次のように改正する。
次のよう(略)
(大東市マイクロフィルムシステム取扱規程の一部改正)
4 大東市マイクロフィルムシステム取扱規程(平成4年庁達第12号)の一部を次のように改正する。
次のよう(略)
附則(平成10年庁達第3号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成10年4月1日から施行する。
附則(平成11年庁達第5号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成11年4月1日から施行する。
附則(平成12年庁達第3号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成12年4月1日から施行する。
附則(平成12年庁達第11号)
(施行期日)
1 この規程は、令達の日から施行する。ただし、第2条第4号中「郵政大臣」を「総務大臣」に改正する規定は、平成13年1月6日から施行する。
(経過措置)
2 改正後の大東市文書取扱規程の規定による文書の取扱いは、平成13年度以後の文書の取扱いについて適用し、同年度前の文書の取扱いについては、なお従前の例による。
3 前項の規定にかかわらず、改正前の大東市文書取扱規程第9条第2項の規定による平成12年分の「公告、告示、庁達、達及び指令」に係る付番の終期については、平成13年3月31日とする。
(大東市マイクロフィルム取扱規程の廃止)
4 大東市マイクロフィルム取扱規程(平成4年庁達第12号)は、廃止する。
附則(平成13年庁達第13号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成13年4月1日から施行する。
附則(平成14年庁達第17号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成16年庁達第8号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成17年1月1日から施行する。
附則(平成19年庁達第15号)
(施行期日)
1 この規程は、平成19年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際、現に在職する収入役は、その任期中に限り、なお従前の例により在職するものとする。この場合においては、改正後の第2条及び第5条の規程中の収入役に関する規定は適用せず、改正前の第2条及び第5条の規程中の収入役に関する規定は、なおその効力を有する。
3 改正前の第2条、第5条及び第6条の規程に基づき作成した用紙は、改正後の当該各規程に基づき作成したものとみなし、当分の間、所要の調整をして使用することができる。
附則(平成20年庁達第10号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成21年庁達第10号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成23年庁達第10号)
この規程は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成24年庁達第10号)
この規程は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成24年庁達第8号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成25年庁達第20号)抄
この規程は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成26年庁達第15号)
この規程は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成27年庁達第17号)
この規程は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成27年庁達第7号)
この規程は、平成27年10月1日から施行する。
附則(平成28年庁達第19号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成28年庁達第11号)
この規程は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成30年庁達第7号)
この規程は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成30年庁達第5号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成31年庁達第12号)
この規程は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和2年庁達第8号)
この規程は、令和2年8月1日から施行する。
附則(令和3年庁達第12号)
この規程は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和3年庁達第7号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(令和3年庁達第12号)
この規程は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和4年庁達第19号)
この規程は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年庁達第9号)抄
この規程は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年庁達第4号)
(施行期日)
1 この規程は、令和5年4月24日から施行する。
(経過措置)
2 第1条の規定による改正後の大東市文書取扱規程(次項において「新規程」という。)の規定による文書の取扱いは、この規程の施行の日以後に作成又は収受した文書の取扱いについて適用し、同日前に作成又は収受した文書の取扱いについては、なお従前の例による。
3 前項の規定にかかわらず、この規程の施行の日前に収受した文書であって、同日以後に当該文書に係る起案等を文書管理システムにより行うものにあっては、新規程第9条第2項の規定にかかわらず、文書管理システムで管理する番号を使用するものとする。
4 この規程の施行の際現に存する第1条の規定による改正前の大東市文書取扱規程に規定する様式により作成した用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。
附則(令和6年庁達第3号)
この規程は、公布の日から施行する。
別表第1(第2条、第8条関係)
課等の名称 | 文書記号 | ||
危機管理室 | 大東危 | ||
政策推進部 | 戦略企画課 | 大東戦略企 | |
財政課 | 大東財 | ||
秘書広報課 | 大東秘広 | ||
公民連携推進室 | 大東公民 | ||
行政サービス向上室 | 大東行 | ||
総務部 | 総務課 | 大東総 | |
人事課 | 大東人 | ||
契約課 | 大東契 | ||
工事検査室 | 大東検 | ||
課税課 | 大東課 | ||
納税債権課 | 大東納 | ||
市民生活部 | 市民政策課 | 大東市政 | |
環境室 | 大東環 | ||
市民課 | 大東市 | ||
人権室 | 大東人権 | ||
福祉・子ども部 | 福祉政策課 | 大東福政 | |
生活福祉課 | 大東生 | ||
障害福祉課 | 大東障 | ||
こども家庭室 | 大東こ | ||
南郷保育所 | |||
野崎保育所 | |||
北条こども園 | |||
四条子育て支援センター | |||
子ども発達支援センター | 大東子発 | ||
幼児発達支援教室 | |||
保健医療部 | 高齢介護室 | 大東高 | |
諸福老人福祉センター | 大東諸老 | ||
北条老人憩の家 | 大東北老 | ||
野崎老人憩の家 | 大東野老 | ||
保険年金課 | 大東保 | ||
保険収納課 | 大東保収 | ||
地域保健課 | 大東地 | ||
|
| ||
| こども診療所 | 大東こ診 | |
休日診療所 | |||
都市経営部 | 都市政策課 | 大東都政 | |
資産経営課 | 大東資 | ||
市営住宅管理課 | 大東住 | ||
都市整備部 | 開発指導課 | 大東開 | |
交通政策課 | 大東交 | ||
道路課 | 大東道 | ||
みどり課 | 大東み | ||
駅周辺整備課 | 大東駅 | ||
水政課 | 大東水 | ||
産業・文化部 | 産業経済室 | 大東産 | |
観光振興課 | 大東観 | ||
生涯学習課 | 大東生涯 | ||
スポーツ振興課 | 大東ス | ||
会計室 | 大東会計 |
別表第2(第10条関係)
種類 | 記号 |
議案 | 議案 |
認定 | 認定 |
報告 | 報告 |
条例 | 条例 |
規則 | 規則 |
要綱 | 要綱 |
公告 | 大東市公告 |
告示 | 大東市告示 |
庁達 | 庁達 |
指令 | 大東市指令 |
別表第3(第32条関係)
大東市文書保存期間分類基準
1 永年保存するもの(重要なもの)
(1) 市議会に関する文書で重要なもの (2) 条例、規則、訓令、要綱及び通達に関する文書 (3) 告示、公告及び許認可等の行政処分に関する文書で法律関係が10年を超えるもの (4) 異議の申立て及び訴訟等に関する文書で重要なもの (5) 市の区域の変更及び町又は字の区域の変更等に関する文書 (6) 市政の総合計画及び重要な事業計画の実施に関する文書 (7) 他の執行機関との事務の委任又は補助執行に関する文書で重要なもの (8) 諮問、答申及び建議等に関する文書 (9) 市長、副市長及び会計管理者の事務引継に関する文書 (10) 叙勲、表彰及び重要な儀式、行事に関する文書 (11) 寄附又は贈与の収受に関する文書で重要なもの (12) 予算及び決算に関する文書で重要なもの (13) 公債及び借入金に関する文書で重要なもの (14) 補助金の申請及び交付に関する文書で重要なもの (15) 公有財産の取得及び処分に関する文書 (16) 職員の任免及び賞罰に関する文書で重要なもの (17) 契約及び協定等に関する文書で重要なもの (18) 調査、統計及び報告等に関する文書で重要なもの (19) 工事施行図書で重要なもの (20) 市政と特に関係の深い史実に関する文書 (21) 原簿及び台帳等で重要なもの (22) その他市政の基本となる重要事項に関する文書で永久保存の必要があると認める文書 |
2 10年保存するもの(比較的重要なもの)
(1) 市議会に関する文書 (2) 告示、公告及び許認可等の行政処分に関する文書で法律関係が5年を超えるもの (3) 異議の申立て及び訴訟等に関する文書 (4) 比較的重要な事業計画の実施に関する文書 (5) 他の執行機関との事務の委任又は補助執行に関する文書 (6) 請願、陳情及び要望に関する文書で比較的重要なもの (7) 金銭の出納に関する文書 (8) 公債及び借入金に関する文書で比較的重要なもの (9) 国庫補助金に関する文書 (10) 公有財産の管理に関する文書で比較的重要なもの (11) 職員の任免及び賞罰に関する文書 (12) 契約及び協定等に関する文書で比較的重要なもの (13) 調査、統計及び報告等に関する文書で比較的重要なもの (14) 工事施行図書で比較的重要なもの (15) 原簿及び台帳等で比較的重要なもの (16) その他10年保存の必要があると認める文書 |
3 5年保存するもの(比較的軽易なもの)
(1) 告示、公告及び許認可等の行政処分に関する文書で法律関係が3年を超えるもの (2) 理事及び部長の事務引継に関する文書 (3) 儀式及び行事に関する文書 (4) 寄附又は贈与の収受に関する文書で比較的軽易なもの (5) 予算及び決算に関する文書で比較的軽易なもの (6) 公債及び借入金に関する文書 (7) 補助金の申請及び交付に関する文書 (8) 職員の給与及び研修に関する文書で比較的軽易なもの (9) 契約及び協定等に関する文書で比較的軽易なもの (10) 調査、統計及び報告等に関する文書で比較的軽易なもの (11) 工事施行図書で比較的軽易なもの (12) 原簿及び台帳等で比較的軽易なもの (13) その他5年保存の必要があると認める文書 |
4 3年保存するもの(軽易なもの)
(1) 告示、公告及び許認可等の行政処分に関する文書で法律関係が1年を超えるもの (2) 事業計画の実施に関する文書 (3) 請願、陳情及び要望に関する文書 (4) 次長及び課長の事務引継に関する文書 (5) 寄附又は贈与の収受に関する文書で軽易なもの (6) 予算及び決算に関する文書で軽易なもの (7) 公有財産の管理に関する文書 (8) 職員の給与及び研修に関する文書で軽易なもの (9) 職員の出張及び休暇等に関する文書 (10) 契約及び協定等に関する文書で軽易なもの (11) 調査、統計及び報告等に関する文書で軽易なもの (12) 工事施行図書で軽易なもの (13) 原簿及び台帳等で軽易なもの (14) その他3年保存の必要があると認める文書 |
5 1年保存するもの(特に軽易なもの)
(1) 庶務に関する文書で特に軽易なもの (2) 照会及び回答等の往復文書で特に軽易なもの (3) 帳票及び伝票等で特に軽易なもの (4) その他2年以上の保存を要さないと認める文書 |