2　文書を磁気テープその他の紙以外の媒体により作成する場合は、当該文書を作成する根拠となる法規文書(第5条第4号に規定するものをいう。)において、その旨をあらかじめ定めておかなければならない。

3　文書は、事務能率の向上に役立つよう、常に正確かつ迅速に取扱い、適正に管理しなければならない。

4　文書は、公務の必要以外には、みだりに他人に示し、又は謄写をし、若しくは庁外に持ち出してはならない。

2　課長は、当該課における文書管理システム(文書の作成、取得、分類、整理、保存、廃棄等の事務を総合的に管理する情報処理システムで、総務課長が管理するものをいう。以下同じ。)の管理者として、文書管理システムの利用の促進及び安全の確保に努めなければならない。

2　課長は、前項の規定による指名又は変更若しくは解任をしたときは、速やかに総務課長に報告しなければならない。

3　文書主任は、課長の命を受け、当該課における次に掲げる事務を管理する。

4　文書副主任は、文書主任を補佐し、文書主任が不在のときは、その事務を代理する。

5　起案文書は、決裁を受けるまでの手続過程において、文書主任又は文書副主任の審査を経なければならない。

2　同一の受発文書は、当該事件の完結するまで同一番号を使用するものとする。

3　同一事件で1会計年度を通じ大量に処理する文書又は複数のあて先のある同一事件の文書については、当該文書番号の枝番号を用いることができる。

2　前項の管理規程及び要綱における番号は、当該文書の記号ごとに年間を通じて一連番号とし、公告、告示、庁達、達及び指令については、当該文書の記号ごとに会計年度を通じての一連番号とする。

2　前項の文書整理簿及び令達番号簿並びに第23条の文書分類表は、磁気ディスク(これに準じる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができるものを含む。以下同じ。)により作成することができる。

3　それぞれの文書について、当該文書に係る事務を所管する課長(以下「所管課長」という。)は、前項の帳簿を磁気ディスクにより作成するときは、その旨を総務課長に届け出なければならない。

2　前項の告示等は、局の掲示板に掲示してこれを行う。

2　総務課長は、前項の規定により受領した文書を所管課長に閉封のままで、配布するものとする。ただし、開封しないと配布先が判明しないときは開封し、所管する課を確認した上で配布するものとする。

3　2以上の課に関係する文書は、最も関係の深い課に配布するものとし、配布を受けた課において、他の関係各課に連絡しなければならない。

4　口頭又は電話による照会、回答、報告等で重要と認める事項については、その要領を記録し、上司に報告しなければならない。

5　通信回線到達文書は、課長が受領する。ただし、通信回線到達文書が当該課等で所管するものでないときは、これを所管課等へ転送しなければならない。

2　総務課長は、前項の特殊取扱郵便を所管課長に配布するときは、受領者の署名を徴するものとする。

2　配布を受けた文書で当該課の所管に属さないものは、速やかに総務課長に返戻するものとする。

2　前項の閲覧に供する場合において、システム外文書にあっては、当該文書の余白に文書ファイリングに関する事項を記載するものとする。

2　前項の規定により難いものについては、起案用紙(様式第6号)又は簡易起案(文書の余白に文書ファイリングに関する事項及び決裁欄等を記載して行う起案をいう。以下この項において同じ。)により起案文書を作成することができる。ただし、簡易起案により処理することができる事案は、文書管理システムを使用して起案することにより事務処理の効率が客観的に低下するものに限る。

3　前2項の規定により作成する文書の起案は、次に掲げる事項を遵守して行わなければならない。

2　前項の場合において、回議を受けた者が当該文書の承認をするときは、電子決裁(電子的な方式により文書を回議し、及び決裁を得、又は文書を供覧することをいう。以下同じ。)の方法による起案文書にあっては、文書管理システムにおいて承認に必要な処理を行い、起案用紙を用いた起案文書にあっては、当該起案用紙の決裁欄に押印するものとする。

3　決裁を受けるまでの手続過程において、回議を受ける者が不在で事後閲覧(以下この項及び第18条において「後閲」という。)に供しようとするときは、電子決裁の方法による起案文書にあっては文書管理システムにおいて後閲に必要な処理を行い、起案用紙を用いた起案文書にあっては当該起案用紙の決裁欄に「後閲」と小書きするものとする。

2　起案用紙を用いた起案文書について決裁を得たときは、当該事務の所管課において起案用紙に決裁年月日、文書記号及び文書番号その他必要事項を記載しなければならない。

3　発送を要する文書は、当該事務の所管課において文書に発送番号を付し、同時に文書整理簿に必要事項を記載しなければならない。

この規程は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2　改正後の大東市水道局文書規程の規定による文書の取扱いは、平成13年度以後の文書の取扱いについて適用し、同年度前の文書の取扱いについては、なお従前の例による。

3　前項の規定にかかわらず、改正前の大東市水道局文書取扱規程第8条第2項の規定による平成12年分の「公告、告示、令達、達及び指令」に係る付番の終期については、平成13年3月31日とする。

(施行期日)

1　この規程は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　改正前の第2条及び第5条の規程の規定に基づき作成した用紙は、改正後の当該各規程の規定に基づき作成したものとみなし、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

(施行期日)

1　この規程は、平成21年4月1日から施行する。

この規程は、平成24年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成25年4月1日から施行する。

(職の任命に係る経過措置)

2　この規程の施行の際特に辞令を発せられない限り、課長代理を命じられている者は課長補佐に、センター長代理を命じられている者はセンター長補佐に、主幹兼上席主査を命じられている者及び主幹を命じられている者は上席主査に命じられたものとみなす。

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、令和5年4月24日から施行する。

(経過措置)

2　改正後の大東市上下水道局文書規程(次項において「新規程」という。)の規定による文書の取扱いは、この規程の施行の日以後に作成又は収受した文書の取扱いについて適用し、同日前に作成又は収受した文書の取扱いについては、なお従前の例による。

3　前項の規定にかかわらず、この規程の施行の日前に収受した文書であって、同日以後に当該文書に係る起案等を文書管理システムにより行うものにあっては、新規程第7条第2項の規定にかかわらず、文書管理システムで管理する番号を使用するものとする。

4　この規程の施行の際現に存する改正前の大東市上下水道局文書規程に規定する様式により作成した用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。